こんにちは、全社振り返り会の企画運営チームのmitaniです！！普段はエンジニアです。

このブログでは、3月29日に実施した23年度通期振り返り会についてレポートします！

スマートバンクでは半期に1回、全社員を集めた振り返り会を実施しています。21年度上期に初めて振り返り会を実施してから、今回で6回目の開催となりました👏👏👏

会社の成長とともに、2年半前に初めて実施した頃よりメンバーが増え、振り返り会に求められる目的やコンテンツも変わってきました。

今回は50人の壁を超えたスタートアップで、どういう事に意識しながら振り返り会を実施したのか共有できればと思います。

振り返り会の目的とテーマ

23年度通期の振り返り会開催にあたり、社員3名 + 経営陣1名で企画運営チームを組成しました。そのチームでのキックオフMTGで、真っ先に決めたのが振り返りの目的とテーマです。

サービスが大きくなり、社員も増え、社内で生まれる課題や悩みは創業当初とは全く違うものになっています。特に、人数が増えたことで全員が同じ目線や目的を持って振り返りに参加してもらうことが難しくなってきていると思っており、明確な目標とテーマを設定することで解消を図りました。

目的
💡 振り返り会に参加したメンバーが、会社の課題と将来の戦略への解像度を上げ、自身が明日以降何をすべきかクリアになっている状態を作ること

スマートバンクでは目標設定・評価の制度を取り入れており、4月以降は新しい目標設定の時期となります。各メンバーが何をすれば良いのか？会社から期待されていることは何なのか？について高い解像度を持ってもらう機会として、振り返り会を有効活用したいと思っていました。

テーマ
🌳 君たちはどう決めるか ~「勝つために」こだわった強い意思決定~

テーマには振り返り会をするタイミングで会社全体で共感が得られやすく広く課題と捉えられていそうな “意思決定力” をテーマに据えました。それに加えて、年初にCEOのshotaさんから今年の抱負の発表があり、”24年度は「良いサービスを作る会社」以上に「勝つ会社」、ピアプレッシャーの効いた強い会社にしたい” とメッセージがあったのでそれを反映する形でテーマを決めました。

テーマを決めることで、企画者側も参加者側もこの会を通して何を得たいのかを共有した状態で当日を迎え、モチベーション高く振り返りを実施できることが狙いでした。

テーマに関心を持ってもらい、より心に残りやすくするためのキービジュアルも作成しました。キービジュアルは、CEOと10年以上の付き合いがある企画運営メンバー（普段はCS）が、CEOの絶妙な表情を引き出して作ってくれました（最高の一作です）。

当日のコンテンツ

当日は以下のアジェンダで進行しました。13:00からスタートして、17:00に終わる4時間制です。

オープニング
Check in ミニミニゲーム
23年度の道のりを振り返ろう
各本部からの振り返り
23年度の全社数値振り返り
23年度の振り返りワークショップ
来期戦略共有
来期戦略のインストール・ワークショップ
クロージング
打ち上げ

今回、企画運営チームで一番力を入れたのがワークショップです。

前回までの振り返り会では、事前に部毎にKPTをしてもらって、その内容を発表する形式がメインとなっていました。しかし、人やチームが増えてきたことにより、発表時間がどんどん増えていったり、長時間話を聞くだけで疲れてしまったりといった課題感がありました。そこで今回は、一方的に話を聞くだけの時間をなるべく減らして双方向型で参加できる振り返りにしたい！ということでワークショップを2つ準備しました。

ワークショップでは、できるだけ普段仕事をしない人と複数職種で4~5人グループを作り、会社視点でのKPTの実施や、来期戦略の共感ポイントだったり疑問点を解消するグループワークをしてもらいました。

普段仕事をしない人と意見交換することで、職種横断的に課題を感じている内容を共有できたり、別職種ならではの課題や視点の意見交換ができることを期待していました。また、経営陣もバラけて席についてもらったので、現場と経営陣が直接意見交換したり、課題を認識し合える場として設計しました。

ワークショップを効果的に行うために、必要な情報をその前のコンテンツでインプットできるようにコンテンツの構成順序や発表内容を工夫しており、振り返り会の1週間前にリハーサルをしてしっかり情報が伝わる内容になっているか？聞きやすか？などFBを事前に行うなど熱を持って準備していました。

当日の風景

オープニング

Check in ミニミニゲーム

（The Mindでアイスブレイクする様子）

23年度の道のりを振り返ろう

各本部からの振り返り

23年度の全社数値振り返り

23年度の振り返りワークショップ

来期戦略共有

来期戦略のインストール・ワークショップ

クロージング

参加者からの反応・声

参加者アンケートから、いくつか満足度に関する結果をピックアップしてご紹介します。

自由記入欄からの声

皆さんと会社の課題について語り、経営陣にフィードバックできたのが良かった
ディスカッションのパートが多く、課題感や想いを共有しやすかった
考える事ができたのとみんな思ってる事同じだと共感できた
今までの社会人人生の中で、一番良い全社振り返りだったと思います！

参加者からの満足度は100%と非常に好評でした。50人の壁を超えたスタートアップで、参加者全員が同じ視点・同じ課題感を持っていることが共有できたり、話し合う時間を増やしたことが今回の結果に繋がったと思っています。

完成度を高める工夫

振り返り会を実施する前週の全社週次定例MTGで、「23年度通期振り返りに参加する気持ちを高めよう」というメッセージ発信をする場を設けさせてもらいました。

その場で、企画運営メンバーがどのような気持ちで振り返り会を企画してきたのか、参加するメンバーにはどういう姿勢やモチベーションを持って参加してもらいたいのか、企画運営側の意図をしっかりと発信することで参加メンバーに当事者意識を持ってもらうことが目的でした。

50人を超える組織だと、なかなか一つのメッセージを浸透させるのも大変なので、一人一人に受け取る準備をしてもらうことが大切だと思っています。事前のメッセージ発信以外にも、当日はオープニングムービーを流して気持ちを高揚させたり、ワークショップの前にミニミニゲームとしてカードゲームをしながら同じ席の人たちと話しやすい雰囲気を作ったりと、振り返り会からのメッセージを受け入れる準備を至る所で工夫できたことが今回の成功に繋がったかなと思っています。

工夫ポイントまとめ

ここでは書ききれなかった工夫点もあるので、最後に工夫したポイントをまとめて紹介したいと思います！

企画
- 今のステージの会社で課題となっているポイントを見極め振り返り会のテーマとした
- テーマを設定した理由や企画運営チームの思いを綴った1枚のドキュメントを作った
- 双方向型で参加できるワークショップ形式を取り入れた
- 集中して参加できる時間には限りがあるので、4時間程度で終わるように内容を凝縮させた
準備
- 振り返り会の3ヶ月前くらいから準備を始め、ゆっくりと準備ができるようにした
- 企画運営チームは4人で、コンテンツ企画と会場準備で役割分担して進めた
- これまでの振り返り会のアンケート結果から課題点を抽出し、今回の会で取り入れた
- 企画運営チームが楽しく進められるよう、各メンバーのWILLを自由に取り入れるようにしたい
- キービジュアルを作成し、テーマに興味を持ってもらって共感しやすいようにした
- 振り返り会前週の全社MTGで、企画側の想いや参加者に期待する姿勢を伝え、当事者意識を持ってもらった
- 当日の発表資料は前週にリハーサル・レビューしブラッシュアップした
当日
- オープニングムービーやチェックインゲームを通じて、当日の雰囲気作りや意識の高揚を図り、ワークショップで話しやすい状況を作った
- ワークショップを主軸に、ワークショップを有効に行うために必要な情報を取捨選択し、各コンテンツの内容を決めた
- 普段関わりの少ない他部署のメンバーとのディスカッションにより、多様な視点や気づきが得られるようにした
- 集中が途切れにくいように適度な休憩を挟んだ